THEORISATION ET CONCEPTUALISATION du « Suivi - Monitorage » des projets d'AIDE EN formation professionnelle : CONTRIBUTION A LA RECHERCHE DE L'AMELIORATION DE LA QUALITE DES RESULTATS
Plusieurs entités travaillant dans les communautés haïtiennes, réputées, à risque financent depuis un certain temps des projets de formation professionnelle afin de préparer un capital social composé de des jeunes devant contribuer à créer un climat sure et stables dans les communauté. Ces projets s’articulent autours d’un ensemble d’éléments relatif à la problématique des jeunes dans les communautés les plus démunis : Problème de satisfaction des besoins de base des jeunes ; oisiveté/chômage ; problème d’estime de soi, environnement social à une sous-culture à potentialité de violence etc. Tous ces facteurs font des jeunes un potentiel de violence non seulement pour leur communauté mais pour la société en générale. De ce fait, les projets de formation visent à agir sur un ensemble de facteurs devant développer à coté des compétences professionnelles une culture de paix chez les bénéficiaires du programme.
Génériquement, le paquet des projets comprend la formation proprement dit (théorie et pratique ; Des activités de socialisation ; Des activités d’appui psychosociale ; Des activités d’alphabétisation et de post-alphabétisation, incluant une composante de la lecture et de l’écriture du créole haïtien ; Une allocation de transport au bénéficiaires, un repas chaud durant les jours de classe et le placement des bénéficiaire en stage. Comment peut-on s’assurer de l’efficacité des partenaires et un plus grand rendement des projets au profits des communautés ? Que faire pour un monitorage efficace ? Nous proposerons sommairement, ci-dessous, quelques éléments qui viseraient à la constitution d’une sorte de théorie de la de suivi-monitorage des projets de formation professionnelle.
Précisons que le concept « suivi-monitorage » est perçu comme : Un ensemble d’opérations permettant l’accompagnement du partenaire d’exécution des projets et la collectes des d’éléments objectivement vérifiable sur l’exécution du projet. Cette proposition de théorisation du suivi-monitorage prend en compte : Les visites et les rencontres de suivi ; L’organisation des bénéficiaires ; L’allocation au transport des bénéficiaires ; Les outils de suivi pédagogiques ; Et les évaluations du projet.
- Visite / rencontre de suivi monitorage
Un suivi-monitorage, dite suivi-monitorage directe, devrait se faire à deux échelons : Au niveau du partenaire d’exécution du projet et au niveau des communautés de provenance des bénéficiaires.
a) Au niveau du partenaire d’exécution
Le suivi-monitorage du projet auprès du partenaire se déroulerait de la manière suivante :
· Visite d’observation des activités en salles de classe et /ou en atelier ; Au moins une fois / semaine.
· Visite / rencontre de coordination hebdomadaire entre le/les officier(s) en charge de suivi du projet pour le bailleur de fonds, la coordination du projet. Notons qu’une fois par mois, un groupe d’étudiants (Ci-après, dénommé : comité des étudiants) participera à cette rencontre. Une fois par semaine.
· Rencontre au sommet entre le staff management, l’officier en charge de suivi du projet et le partenaire en charge de suivi du projet. tous les deux mois ;
· Rencontre entre le bailleur de fonds, les professeurs, incluant les travailleurs sociaux, le psychologue et la coordination du projet sur des questions de programme. Occasionnelle selon les besoins.
b) Au niveau communautaire
Au niveau communautaire le suivi sera organisé de la manière suivante :
· Rencontre de planification du démarrage du projet entre la partenaire d’exécution, les points focaux et autres partenaires impliqués dans le processus de sélection et le bailleur de fonds ; Une semaine avant le démarrage des cours.
· Rencontre de discussion à mi-parcours du programme de formation entre la partenaire d’exécution, les points focaux et autres partenaires impliqués dans le processus de sélection et la le bailleur de fonds afin de faire le point sur la situation des bénéficiaires ; Troisième mois du projet.
· Rencontre individualisés entre le bailleur de fonds avec les leaders communautaires et les partenaires qui ont participation à la sélection des bénéficiaires. Occasionnelle, suivant les besoins relatifs au statut des bénéficiaires.
· Rencontre de discussion pour la remise des bénéficiaires aux entités qui les ont proposées afin de faire le suivi communautaire pour l’insertion socioprofessionnelle et la mise à profit de cette formation pour le développement de la paix et de la sécurité dans la communauté de provenance ou d’installation du bénéficiaire ; Au moins une semaine avant la graduation.
Il faudrait faire remarquer que les leaders communautaires et les partenaires impliqués dans le processus de sélection détermineront eux-mêmes, les canaux et moyens de communication avec les bénéficiaires qu’ils ont proposés. Ces leaders et partenaires seront contactés et responsabilisés dans le suivi pour la résolution des problèmes liés au statut des bénéficiaires dans le programme de formation.
2. Organisation et activités avec les bénéficiaires
a) Rencontre de clarification pour les bénéficiaires (Jour de lancement des activités de formation avec un reprise de ces mêmes information une semaine plus tard)
Cette rencontre pourrait apporter des clarifications pour les bénéficiaires sur les offres du projet, son contenu et le conditionnement de leur participation.
a) Organisation des bénéficiaires en comité de promotion. (3ème semaine des cours)
Les bénéficiaires devront être organisés d’une manière qui facilite le suivi monitorage du projet et une communication structurée avec eux. De ce fait, pour chaque promotion il devrait y avoir un comité de représentation des bénéficiaires qui pourrait servir d’interlocuteur entre la coordination du projet et la structure en charge du suivi-monitorage du projet.
Le centre de formation de concert avec l’officier en charge de suivi du projet, dynamise les bénéficiaires afin qu’ils élisent ce comité. Il pourrait être composé d’au moins de cinq membres. Il pourrait être chargé de :
· Représenter les autres bénéficiaires, une fois par mois, dans les rencontres de coordination du projet ;
· Soutenir et / ou organiser les activités ludiques et récréatives au profit des bénéficiaires ;
· Servir de ressources pour la résolution des problèmes tels des conflits inter-membre du groupe, encouragement à l’application des bénéficiaires à la formation … etc.
b) Réalisation d’un focus groupe (deux fois : à la soumission du rapport du partenaire de justification de la 1ère tranche par le partenaire ; l’autre après la soumission du rapport final du partenaire).
· Réalisation d’un focus groupe mois avec les bénéficiaires pour déterminer les forces et la faiblesse du processus de formation et également la situation des bénéficiaires en matière de perception tant du programme que de leur situation dans leur communauté afin d’envisager les solutions appropriées ; Les bénéficiaires participants à ce focus groupe seront choisi au hasard par le point focal du projet. Faudrait-on souligner que le focus groupe sera réalisé à huit clos uniquement avec le groupe de bénéficiaires choisi.
3. Allocation de transport
L’allocation de transport est le frais devant faciliter au bénéficiaire le paiement de leur frais de transport soit pour assister au cours soit pour des déplacements liés à leur formation. Voici, ci-dessous les conditions y relatives:
· L’allocation pourrait être remise aux bénéficiaires chaque semaine sur la base la quantité de jour de présence au cours, dûment enregistrée dans la liste des présences ;
· Apres réception, chaque bénéficiaire signerait hebdomadairement l’accusée de réception de ces frais sur un formulaire qui indique, le nom et le prénom du bénéficiaire, le nombre de jour de classe, le montant reçu et la signature du bénéficiaire;
· Le formulaire de réception de l’allocation hebdomadaire, dûment rempli et signé par le récipiendaire est scanné et acheminé, chaque lundi matin, au point focal en charge du suivi du projet.
4. Documents nécessaires pour le suivi-monitorage des projets
Afin de faciliter un suivi-monitorage avisé des projets de formation, le partenaire devrait soumettre dans le délai imparti les documents ci-dessous indiquée :
· Calendrier d’exécution du projet incluant les aspects pédagogique et une prévision de la soumission des rapports de justification ; (Une semaine avant le démarrage des activités de formation proprement dite). Les dates de soumission des rapports doivent se baser sur la prévision des dépenses budgétaires du partenaire. Il permettra d’éviter le tarissement de la caisse du projet qui handicaperait la réalisation de certaines activités.
· Syllabus des cours approuvé par l’Institut National de la Formation Professionnelle (INFP) ; Si dans le projet il est prévu l’enseignement de plusieurs filières le partenaire devrait soumettre un syllabus approuvé par l’INFP pour chacune des filières. (Une semaine avant le démarrage des activités de formation proprement dite) ;
· Horaire des cours (avec mise en évidence des cours théorique et pratique). L’horaire devrait prendre en compte les activités d’animation, de socialisation et d’appui psychosocial (Une semaine avant le démarrage des activités de formation proprement dite). Notons que les activités de sensibilisation contre l’alcool et autres accoutumances chimiques, ainsi que la sensibilisation sur la question de genre et autres pourraient être greffées sur les activités d’animation et de socialisation.
· Plan d’intervention pour les activités de socialisation et d’appui psychosociale ; (Deuxième semaine de démarrage des cours après diagnostique préliminaire des besoins des bénéficiaires) ;
· Plan pour la réalisation des activités d’alphabétisation et de post-alphabétisation / Lecture et écriture du créole haïtien (Deuxième semaine de démarrage des cours, après le diagnostique préliminaire des besoins des bénéficiaires);
· Résultats des tests d’évaluation de l’apprentissage des bénéficiaires (A être communiqué tous les mois) ;
· Liste des bénéficiaires du projet :
o (Liste initiale sur la base des enregistrements (A être communiquée à la le bailleur de fonds au plus tard le 2ème lundi du démarrage des cours) ;
o Une liste à être envoyée chaque mois, avec mise en évidence les déperditions et les bénéficiaires en situation critique par rapport à leur % de présence au cours ; (A être communiquée Chaque premier lundi du mois) ;
o Une liste finale indiquant la liste des personnes ayant bouclé le programme en indiquant ceux qui on réussi les examens, ceux qui ont échoués etc. (A être communiquée après l’évaluation finale une semaine avant la cérémonie de graduation) ;
NB : Les différentes listes devraient être communiquées aux leaders communautaires et aux partenaires impliqués dans le processus de sélection pour les suites nécessaires.
· Code de conduite des étudiants arrêté par les l’établissement et signé par les étudiants ; (A être communiquée au plus tard la 3ème semaine de démarrage des cours) ;
· Répertoire du staff du projet, indiquant les numéros de téléphones et e-mail, si possible du staff du projet ; (A être communiquée au plus tard la 1ère semaine de démarrage des cours) ;
· Termes de référence pour chaque poste (A être communiquée au plus tard la 1ère semaine de démarrage des cours) ;
5. Rapport des activités
Les rapports se font à deux niveaux : Rapport du partenaire d’exécution du projet et rapport de la structure en charge du suivi-monitorage du projet.
a) Rapport du partenaire e charge de l’exécution du projet
Trois types de rapport sont attendus du partenaire d’exécution :
· Rapport mensuel expliquant l’évolution des activités, surtout pédagogique réalisées durant le mois concerné ; Cependant le partenaire fournira des informations au point focal du projet sur le programme couvert pour la semaine et les faits marquants afin qu’il puisse faire son rapport hebdomadaire.
· Rapport de mi-parcours ou rapport de justification de la 1ère tranche. Ce rapport est divisé en deux partie : Narratif et financier ;
· Rapport final qui prend en compte les deux phases du projet. Il contient les mêmes éléments du rapport de mi-parcours.
Cependant le partenaire est tenu de faire des rapports occasionnels ou spéciaux quand il y a des développements remarquables, des incidents ou des situations mettant en péril le processus d’exécution du projet.
b) Rapport de la structure en charge du monitorage du projet
Trois types de rapport est attendu de la structure en charge du suivi du projet via l’officier point focal du projet :
· Les rapports hebdomadaires ;
· Le rapport de mi-parcours ;
· Le rapport final
Selon les situations, des rapports spéciaux pouvaient être rédigés en vue d’informer le staff management le bailleur de fonds ou de clarifier le statut du processus d’exécution du projet.
6. Evaluation interne des projets
Nonobstant l’évaluation ex-ante qui aurait servi de base à la conception du projet, il on pouvait faire deux évaluations de l’exécution en relation avec le suivi monitorage du projet. Ce sont :
a) Evaluation à mi-parcours
Cette évaluation pourrait être faite sur la base du rapport de justification de la 1ère tranche soumis par le partenaire et les observations de l’officier en charge du monitorage du projet ;
b) Evaluation finale
Cette évaluation couvrirait tous les composants du projet. Elle prendra en compte toute le processus du projet depuis le processus d’enregistrement des bénéficiaire jusqu’à la terminaison officielle des activités.
c) Evaluation de programme
Cette évaluation n’aurait pas uniquement pour cible le partenaire d’exécution du projet. Voilà pourquoi tous les acteurs concernés par ce processus devraient être, à un niveau ou à une autre, être pris en compte :
· Les bénéficiaires, acteurs impliqués dans le processus de sélection des bénéficiaires / les communautés de provenance des bénéficiaires ;
· Les partenaires d’exécutions des projets de formation professionnelle du bailleur de fonds ;
· Les acteurs étatiques et non-étatiques bénéficiaires directes ou non directes des compétences des professionnels issus du programme ;
· La structure en charge du suivi et /ou les officiers en charge de suivi des projets de formation professionnelle.
Les évaluations pourraient se baser sur les éléments objectivement vérifiables déjà intégré dans le document de proposition de projet sous la forme de cadre logique du projet.
7. En guise de conclusion
Ces éléments théoriques pourront être renforcés suivant les besoins spécifiques de chacun des projets de formation professionnelle du bailleur de fonds. L’officier point focal d’un projet qui mérite un suivi spécifique concertera avec son supérieur hiérarchique direct pour adresser les problèmes identifiés.
Jean Laforest Visené
Sociologue
M.A Sciences du Développement
Email : visenejl@gmail.com
